10 mandamientos para una videoconferencia
En un mundo empresarial muy tecnificado que busca constantemente la reducción de costes, la videoconferencia en alta definición puede resultar muy útil, ya que proporciona un medio eficaz para comunicarse sin tener que preocuparse por los costes de viaje y alojamiento. Aunque los recientes desarrollos han hecho que la videoconferencia sea más fácil que nunca, todavía hay una serie de factores básicos que debe tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión por videoconferencia:
1.Pruebe su equipo antes de la conferencia
No probar el equipo de videoconferencia antes de iniciar una sesión de conferencia puede dar lugar a vergonzosos retrasos mientras usted arregla ansiosamente los problemas mientras sus colegas le esperan al otro lado de la conferencia. Pruebe todo su equipo antes de iniciar la sesión de videoconferencia, incluyendo la cámara, el micrófono, el botón de silencio, los auriculares y el monitor, para asegurarse de que todo el equipo está conectado y funciona correctamente. Si utilizas aplicaciones de pantalla compartida para las presentaciones, asegúrate de probar también la aplicación con un compañero de trabajo.
2. Vestir el papel
Recuerde que sigue siendo una reunión de negocios y que deberá vestirse de la misma manera que si fuera a una reunión normal. Asegúrate de vestir de manera formal, pero trata de evitar los colores brillantes, ya que pueden distraer la atención cuando se ve a través de una cámara web.
3. Evitar movimientos innecesarios
Los movimientos y los sonidos pueden amplificarse al pasar por un micrófono y pueden molestar a sus colegas del otro lado de la teleconferencia. Si los movimientos son más sutiles, los espectadores se concentrarán más en lo que usted dice que en sus movimientos.
4. Eliminar cualquier distracción
Es importante que los espectadores se centren en ti y en lo que tienes que decir y no en lo que hay en el fondo. Asegúrate de eliminar las fuentes de luz externas y de que el fondo sea sencillo pero profesional.
5. Hablar con claridad
Los distintos niveles de ancho de banda pueden provocar retrasos que hagan que las voces se transmitan de forma desincronizada con el vídeo. Por ello, habla con claridad y asegúrate siempre de hacer una pausa de un segundo antes de volver a hablar, ya que el espectador puede seguir recibiendo tu mensaje y necesitar un segundo para responder a lo que acabas de decir.
6. Manténgase en el punto
Una reunión de cualquier tipo puede resultar tediosa después de unas dos horas, por lo que hay que tratar de ir al grano. Si sabe que la sesión de conferencia va a durar más de una o dos horas, considere la posibilidad de hacer una pausa a mitad de la sesión.
7. Piensa en el posicionamiento
El lugar en el que te coloques y la cantidad de fondo que puedan ver tus espectadores es fundamental. Si está demasiado cerca, el espectador puede sentirse incómodo, pero si está demasiado lejos puede distraerse fácilmente con otras cosas en el fondo. Una distancia de un metro de la cámara web es ideal para mostrar a los espectadores que usted está interesado y al mismo tiempo darles su propio espacio personal.
8. Utilizar un tipo de letra más grande para el chat en pantalla
Mirar adecuadamente es vital durante una reunión de cualquier tipo y una reunión por videoconferencia no es una excepción. Asegúrese de mirar a la cámara en lugar de al monitor de vez en cuando, ya que esto dará la impresión a sus espectadores de que les está mirando directamente. Sin duda, esto le resultará un poco extraño al principio, pero con el tiempo se convertirá en algo natural.
9. Establecer contacto visual
La mayoría de las normas habituales para celebrar una reunión también se aplican a una reunión por videoconferencia. Esto significa que siempre hay que mantener el contacto visual con la persona con la que se está hablando.
10. Controla a tus colegas durante la reunión
Es importante que se tome el tiempo necesario para asegurarse de que sus espectadores están al corriente de la reunión. Reserve un tiempo para detenerse y responder a las preguntas que puedan tener sus espectadores.