Maneras en que las reuniones web pueden ahorrarle tiempo y dinero a su empresa
Para las empresas grandes y pequeñas, las reuniones de negocios son un acontecimiento necesario para compartir información, crear unidad entre los empleados y lograr metas y objetivos clave. Desgraciadamente, este tipo de reuniones tradicionales suelen suponer un tiempo y unos gastos considerables. Gracias al uso ingenioso de las tecnologías de Internet disponibles, muchos de estos costes pueden reducirse drásticamente, si no eliminarse por completo, mediante el uso de reuniones en línea o seminarios web, sin comprometer la productividad ni la profesionalidad. Con ese objetivo en mente, a continuación le presentamos 6 formas en que las reuniones web pueden ahorrarle a su empresa tiempo y dinero.
1. Diga adiós a los gastos de viaje: Sí, esto es obvio, especialmente para su contable. Las reuniones web en línea eliminan los principales gastos de la empresa, como las tarifas aéreas, el alojamiento en hoteles, los taxis y los coches de alquiler, las comidas y los gastos de espacio para las reuniones. Pero la ventaja no tan obvia es que las reuniones web eliminan el tiempo de viaje, lo que permite a todos los implicados utilizar ese tiempo de forma más eficaz. El tiempo perdido durante los viajes suele ser más costoso que todos esos gastos obvios en blanco y negro juntos.
2. Evitar las reuniones presenciales: Aunque algunas reuniones presenciales pueden ser inevitables, como las que se celebran a instancias de clientes e inversores, las reuniones a través de la web permiten evitar o incluso renunciar a la necesidad de una costosa presencia física para su empresa. Las reuniones web le permiten reunirse con prácticamente cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento. Y cuando las reuniones tradicionales son imprescindibles, ahora puede alquilar un espacio de oficina adecuado por horas, días, semanas o meses. Otra ventaja real de hacer negocios de forma virtual es que las empresas tienen más posibilidades de atraer a los mejores talentos, sin tener que pedir a los individuos que alteren sus vidas echando raíces y trasladándose, todo ello a costa de la empresa.
3. Reducir los costes de preparación de las reuniones: La mayoría de las reuniones presenciales en las que participan más de unas pocas personas requieren tiempo para prepararlas y planificarlas, sobre todo cuando hay que organizar viajes. Encontrar un lugar de reunión adecuado también puede ser caro y llevar mucho tiempo. Y no hay que olvidar los costes que conlleva la preparación y el suministro de copias del material complementario impreso a los asistentes. Las reuniones por Internet ahorran mucho tiempo de planificación y gastos, ya que pueden organizarse y coordinarse en línea. Además, todo el material complementario puede enviarse a los asistentes antes de la reunión en forma de archivos digitales, y la propia reunión web puede admitir una serie de contenidos multimedia enriquecidos, que son mucho más atractivos que los materiales impresos. Además, a diferencia de las reuniones presenciales, muchas reuniones web pueden planificarse y llevarse a cabo con muy poca antelación, lo que significa que las cuestiones y decisiones cruciales que implican a varias personas pueden tratarse más pronto que tarde.
4. Reduzca las bajas por enfermedad y maximice la productividad: Si alguna vez ha viajado de ida y vuelta a una reunión, sólo para ser marginado por una enfermedad repentina a su regreso, es porque los viajes de negocios ponen a prueba el sistema inmunológico, en una variedad de formas. En primer lugar, el hecho de volar en aviones en estrecha proximidad con otras personas le expone a patógenos transportados por el aire, como los virus del resfriado y la gripe. Si a esto se añaden otros factores que reducen la capacidad natural del sistema inmunitario para combatir las enfermedades, como el estrés asociado a los viajes, la pérdida de sueño de calidad y los malos hábitos alimenticios, es fácil ver por qué los viajes de negocios suelen suponer una pérdida de tiempo y productividad. Las reuniones por Internet, en cambio, son beneficiosas para el sistema inmunitario, ya que eliminan todos los riesgos negativos para la salud asociados a los viajes de negocios.
5. Realice evaluaciones eficaces después de la reunión: Como le dirán muchos empresarios, los verdaderos puntos fuertes y débiles de cualquier reunión de negocios sólo pueden conocerse plenamente si se realiza una evaluación posterior a la reunión. Independientemente de que la reunión principal haya sido virtual o física, el seguimiento de las reuniones a través de la web puede desempeñar un papel importante para que la evaluación posterior a la reunión sea lo más eficaz posible. Gracias a las tecnologías de las reuniones web, se puede incluir a varios asistentes en el proceso de evaluación y comunicar rápida y eficazmente a todas las partes interesadas cualquier nuevo objetivo o estrategia que se adopte como resultado de los comentarios posteriores a la reunión.
6. Aumentar la flexibilidad de las reuniones: Una de las verdaderas ventajas de la tecnología de reuniones web es la posibilidad de adaptar las reuniones de negocios a sus necesidades y objetivos específicos, y de hacerlo rápidamente. Con todos los retos logísticos asociados a la celebración de reuniones en las que se requiere que varias personas se reúnan en una instalación física a una hora determinada, puede ser muy tentador posponer las reuniones importantes. También es malo intentar que las reuniones que se celebran cumplan demasiados objetivos, lo que sólo sirve para desdibujar su verdadero enfoque y diluir su eficacia. Por otro lado, las reuniones web le ofrecen una flexibilidad total. Desde reuniones con un puñado de actores clave hasta cientos o incluso varios miles de asistentes, las tecnologías de reuniones web le permiten escalar sus reuniones para satisfacer sus necesidades y objetivos exactos, con la ventaja añadida de ahorrar a su empresa tanto tiempo como dinero.