Cosas que debe saber al reservar una sala de reuniones
A continuación le presentamos los aspectos más importantes que debe tener en cuenta a la hora de reservar una sala de reuniones para su formación, reunión o evento corporativo.
Disponibilidad
Antes de dejarse llevar por las conversaciones sobre los precios y las instalaciones, averigüe si tienen disponibles las fechas que necesita para ahorrarse mucho tiempo. Lo ideal es que esta sea una de las preguntas iniciales.
Equipos e instalaciones
No todos los proveedores de espacios para reuniones corporativas son iguales en cuanto a las instalaciones que pueden ofrecer. Un lugar de alta gama puede esperar poder ofrecerte Internet Wi-Fi de alta velocidad, proyectores, pantallas visuales y ordenadores portátiles. Estos servicios pueden tener un coste adicional, así que infórmate de lo que se incluye en el precio.
Catering y Refrescos
Para que su jornada se desarrolle sin contratiempos, sus delegados querrán tener acceso a comida y bebida en el lugar. El catering de calidad suele tener un precio; sin embargo, se pueden concertar acuerdos especiales con cafeterías y tiendas de sándwiches locales para proporcionar comida que se pueda comprar ese mismo día.
Flexibilidad
Un buen lugar tendrá muchas opciones flexibles, como el equipamiento de la sala, la distribución, los horarios de entrada y salida.
Costes
Puede ser útil consultar varios presupuestos para disponer de la información necesaria para negociar el precio. El presupuesto más barato probablemente no será el más adecuado, así que averigua qué incluye tu dinero.
Política de cancelación
A veces, incluso los mejores planes pueden y van a salir mal. Si comprueba la política de cancelación, podrá averiguar si está obligado a pagar tasas en un plazo determinado. Es de esperar que los gastos de los clientes habituales sean mucho más bajos que los de una reserva única. No es raro que el catering siga cobrando a última hora.
Recargos y letra pequeña
Comprueba si cobran tasas adicionales por los aparcamientos o los ordenadores, ya que pueden no estar incluidos en el presupuesto. Puedes asegurarte de que no te cobren estos gastos adicionales el día de la visita si lo compruebas por adelantado.
Repetir el negocio
Si quieres establecer una relación a largo plazo para realizar varias reservas, asegúrate de hacérselo saber. Las empresas desean que utilices sus instalaciones y pueden ofrecerte ofertas de lanzamiento o eximirte de determinadas tasas.
Personal
Es una buena idea conocer a las personas que dirigen, gestionan y operan el local en cuestión, ya que serán las personas en las que confiarás para que tu día transcurra sin ningún contratiempo inesperado. El personal, entusiasta e informativo, le hará muchas preguntas para obtener la información necesaria para ofrecerle un servicio que se ajuste a sus necesidades.
Testimonios
¿Informa el establecimiento de quiénes son sus clientes anteriores o actuales? ¿Proporciona una lista de testimonios? Esta puede ser una de las formas más creíbles de determinar si un lugar puede ser adecuado para tus necesidades, basándose en las recomendaciones de otras organizaciones y empresas creíbles en las que confías.