Simplificar las comunicaciones de su empresa
Cuando se trata de garantizar un flujo fluido de transacciones y procesos en la empresa, es importante mantener líneas de comunicación sencillas. Simplificar las comunicaciones de su empresa debe implicar el establecimiento de protocolos para todos sus empleados, acordar formas de comunicación y utilizar tecnologías innovadoras que faciliten las comunicaciones externas. Al dotar a su empresa y a sus contactos de una estructura, descubrirá que las operaciones son más eficaces y la productividad aumenta.
Mantener una comunicación formal
Aunque el aumento de la popularidad de las redes sociales ha sido beneficioso para las empresas en términos de marketing, no es una forma eficaz de comunicación. Las comunicaciones empresariales deben ser siempre formales; si limitas la comunicación de tus empleados y colegas a modos como el teléfono, el fax, el correo electrónico y métodos potencialmente innovadores como BBM, mantendrás la sensación de profesionalidad.
Mantener la profesionalidad en las comunicaciones empresariales es clave para que su productividad siga aumentando. Métodos como las llamadas telefónicas y el correo electrónico han seguido siendo populares frente a las tecnologías innovadoras y lo han hecho por una razón: son eficaces y no morirán. Aunque algunos se han modernizado, como el paso del fax al correo electrónico, mantendrán su lugar en los sistemas de comunicación empresarial incluso frente a las nuevas tecnologías.
Poner en marcha un sistema
No importa lo grande o pequeña que sea su empresa, es fácil caer en una grave desorganización debido a una mala estructura de comunicación. Es importante que tanto los colegas como los empleados y las personas ajenas a la empresa sepan cómo comunicarse con usted y entre sí. Por ejemplo, si sus empleados necesitan ponerse en contacto con usted en relación con un problema en el lugar de trabajo, déjeles claro que pueden hacerlo a través de un método determinado. Asegúrese de cumplir cualquier plan que ponga en marcha, ya que así se evitan las interrupciones en la comunicación y se establece una relación de confianza.
Cuando se trata de implantar un sistema de comunicación empresarial con personas ajenas a la empresa, contar con un plan estructurado es un poco más difícil, ya que no se tiene control sobre los modos que eligen. Por este motivo, es esencial considerar distintos métodos de comunicación, ya que esto le permitirá ser flexible con otras empresas y con los clientes potenciales. Lo que hace que esto sea un reto es que otras empresas y clientes pueden no estar al día con las últimas tecnologías y, por lo tanto, usted tendrá que utilizar lo que tienen a mano. Por ejemplo, el fax: la inmensa mayoría de las empresas han dicho adiós a este método de comunicación, pero una parte importante de ellas sigue optando por él. Si no tiene una máquina de fax, todavía es posible aprovechar este método de comunicación mediante el fax por correo electrónico.
Sea lo más innovador posible
Aunque existe una delgada línea entre ser útilmente innovador y utilizar las nuevas tecnologías porque sí, siempre vale la pena explorar las opciones modernas para dar un flujo más rápido a las comunicaciones empresariales. Mucha gente confunde los enfoques modernos con la complicación de sus sistemas de comunicación, pero no siempre tiene por qué ser así. Por ejemplo, la Facultad de Medicina de Brighton y Sussex, en el Reino Unido, opta por utilizar Blackberry Messenger para comunicarse con sus estudiantes y personal. Utilizar un método de comunicación sencillo y de bajo coste siempre es popular, sin embargo, conviene tener en cuenta que estos métodos de comunicación no son infalibles y pueden ser propensos a raras, pero devastadoras, caídas de la red.
Simplificar las comunicaciones de su empresa es algo que no debe subestimarse. Al establecer una infraestructura sencilla entre el personal, los colegas y las personas ajenas a la empresa, descubrirá que las operaciones son más fluidas y que la moral se eleva. Tómese siempre el tiempo necesario para asegurarse de que todos los miembros de su empresa están familiarizados con los protocolos de comunicación, y no tenga miedo de explorar nuevas opciones en caso de necesidad.