Comunicar de forma escrita: Consejos para la comunicación escrita
En el vertiginoso mundo en el que vivimos hoy en día, los que saltan a la cima tienen grandes habilidades de comunicación, y eso significa una escritura empresarial superior a la de la competencia. Ya has oído el dicho «la pluma es más poderosa que la espada». Pues bien, en los negocios, más vale que sepas manejar la pluma o, de lo contrario, podrías caer en la espada. En la era de la información en la que residimos, es una conclusión inevitable que tu capacidad de comunicación es una de las habilidades más vitales que puedes dominar. En los negocios, tienes que comunicarte con clientes potenciales, empleados, proveedores, abogados, asesores comerciales y quizá incluso con los legisladores. En muchos casos puedes expresarte verbalmente y hacerlo bien; sin embargo, estás muerto en el agua en los negocios si no puedes comunicarte por escrito.
Entonces, ¿por qué es tan necesaria la escritura empresarial? Vamos, ¿no lo sabía? Como experto, necesita tener la capacidad de preparar presentaciones eficaces a la dirección y a los clientes, proporcionar agendas de reuniones a los colegas y poner al día a los demás en cuanto a la evolución actual de su empresa. Puede ser responsable de redactar textos publicitarios, guías o contratos legales. Éstas son las más obvias, pero recuerda que hay personas con las que tienes que comunicarte, compartir planes y persuadir que no están en la sala al mismo tiempo que tú. Tu objetivo es ofrecer tus valiosas perlas de sabiduría para que sean leídas en cualquier momento conveniente para tu audiencia.
Hay una serie de momentos clave en el curso de la pequeña empresa en los que es absolutamente esencial escribir en lugar de hablar. A continuación le proporciono una lista sólida, aunque ciertamente no completa:
1. Sea visual. ¿Cree usted que aprende más si no sólo oye sino que ve el contenido? Piensa en cualquier discurso que hayas escuchado sobre la fijación de objetivos y la importancia primordial de escribirlos. El formador de ventas profesional Zig Ziglar, en su libro Secretos para cerrar la venta, destaca la importancia de utilizar el bloc de notas para convencer a los clientes potenciales del valor de sus productos y servicios. ¿Por qué? Verlo por escrito lo hace más creíble, aumentando la retención. Además de las ventas, el mensaje escrito es apropiado para las instrucciones de trabajo, los objetivos y la misión de la empresa, y las actualizaciones sobre su sector. Si quiere que algo cale realmente en su público, tiene que escribirlo.
2. Declaraciones de política. No se puede tener un manual de empleados verbal; no será suficiente. El mensaje verbal se manipula y tergiversa a través de la jerarquía. Si usted es responsable de políticas o métodos en una empresa que deben seguirse absolutamente al pie de la letra, tiene que ponerlos en papel y publicarlos para las partes apropiadas. Imagina que le dices a tu inspector de la OSHA (Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo) que «somos muy cuidadosos, sólo que no guardamos ningún registro».
3. Reclamaciones. ¿Alguna vez has sido estafado por un proveedor? Si quieres que se resuelva, te sugiero que lo hagas por escrito. Estás tratando de convencer a alguien de tu punto de vista, y tu queja por escrito tendrá patas. Para empezar, ahora tienes una documentación de la correspondencia. Y lo que es más importante, es muy posible que la persona a la que te quejes en un principio no sea la que resuelva el problema, lo que sugiere que tu queja debe ser trasladada. Si presentas tu queja por teléfono, ésta asciende en la jerarquía verbalmente. Acuérdate de cuando en la escuela primaria el profesor susurraba «El conejo de Pascua estará aquí el miércoles» al niño de la primera fila, que a su vez lo hacía circular por el aula contándoselo a su amigo de detrás. Para cuando la última niña contó el mensaje inicial a la clase, salió «Godzilla puede vencer a King Kong en una pelea porque respira fuego». Escribe tus quejas para evitar la confusión.
4. Reconocimiento. A la gente le gusta recibir cumplidos por un trabajo bien hecho. Los directivos de hoy en día están aprendiendo que una parte crucial de un programa de incentivos es poner estos elogios a disposición de los mejores miembros del personal. Lo curioso es que cuando los elogios se reciben en privado mientras se toma una taza de café, son agradables. Cuando se pone en blanco y negro en el boletín de la empresa, es como dar al empleado una recompensa imprevista. Piensa en el volumen de trabajo y el compromiso que el empleado afortunado demostrará ahora. Felicite a la gente por escrito y abiertamente para obtener resultados medibles.
5. Se expresan ideas complejas. Si su empresa ha conseguido la certificación ISO 9000 o está pasando por ese procedimiento ahora, podrá entender por qué los auditores de ISO exigen registros escritos. Hay que describir los procesos de acción correctiva, por ejemplo, indicando a la gente lo que debe hacer cuando las cosas van mal. La ISO tiene que ver con la precisión o la repetibilidad, y poner algo complejo por escrito conduce a la fiabilidad durante la ejecución. Siempre que tenga que ilustrar o documentar ideas complejas en su empresa, póngalas por escrito. Y recuerde: evite los esoterismos y la jerga.
6. Protégete. Todos lo sabemos, ¿verdad? Se ha convertido en el principal uso del correo electrónico en la intranet de la empresa. Si estás involucrado en problemas dudosos en el trabajo, o si tus acciones, por cualquier razón, están bajo el microscopio de la empresa, es absolutamente necesario que registres tus posiciones para la posteridad y la protección futura. Puedes utilizar mensajes en papel o electrónicos, pero cubre siempre tus activos.
7. Orden del día. Si alguna vez has estado en una reunión que fue un desastre porque nadie sabía los objetivos o lo que se suponía que tenían que hacer, levanta la mano. Vale, vuelve a bajarla. Conoces de primera mano la importancia de un orden del día escrito para una reunión. Centra a las personas en un objetivo común, designa responsabilidades y ayuda al líder de la reunión a mantener el control del tiempo. Nunca, nunca, celebres una reunión sin elaborar primero un orden del día por escrito y compartirlo de antemano con los asistentes a la reunión.
Seguro que en tu negocio concreto se te ocurren otras circunstancias. La cuestión es que, por las razones expuestas anteriormente y por muchas más, es realmente importante que expreses tus ideas claramente por escrito. Ayudará a tus resultados al ahorrar numerosas horas de trabajo que normalmente se pierden en la confusión, aumentarás la productividad al conseguir que la gente se ponga de acuerdo rápidamente y podrás evitar las frustraciones que conllevan los fallos de comunicación en el trabajo.