Errores comunes que hay que evitar al desplegar un nuevo software
Formar nuevos hábitos en su equipo puede ser difícil, y la adaptación de un nuevo software empresarial ciertamente necesita la formación de algún nuevo hábito. El nuevo e impresionante software de colaboración que ha encontrado parece resolver la mitad de sus problemas, pero, como muchos han experimentado, los miembros del equipo son lentos a la hora de respaldar las nuevas herramientas. Así que, a las dos semanas de la nueva implementación, es muy posible que usted sea la única persona que sigue utilizando el nuevo y brillante software. ¿Qué ha fallado?
Suponiendo que se haya elegido el software adecuado y que se haya proporcionado algún nivel de formación, probablemente se trate de una combinación de las cinco cosas siguientes. Los equipos, su motivación y el software varían, pero como formador de ventas y más tarde como empresario de software he visto que estas cosas aparecen una y otra vez. Todas ellas están relacionadas con la forma en que se presentó a los miembros del equipo la idea de utilizar un nuevo software.
A continuación se explica cómo evitar los errores más comunes:
1. Anuncie sus intenciones.
¿Qué pretende conseguir con este nuevo programa informático? La mayoría de los directivos piensan que es obvio, sobre todo cuando el equipo es pequeño. Pero si incluso las parejas de toda la vida malinterpretan las intenciones del otro, es más que probable que ocurra lo mismo en los equipos. Por ejemplo, cuando se elige un nuevo software de CRM, no es raro que los comerciales piensen que se implanta para hacer un seguimiento y controlarles, mientras que lo único que quería el director era que los comerciales no llamaran dos veces a los mismos clientes en el mismo día.
2. Decida y anuncie cuándo y con qué frecuencia los miembros del equipo deben utilizar idealmente la nueva herramienta.
¿Espera que el software esté actualizado todas las tardes, una vez a la semana o a tiempo para una reunión concreta? Si no tienes claras tus expectativas, cada miembro del equipo elegirá su propio momento para ponerse al día con la herramienta, y ésta nunca estará debidamente actualizada. Y, por supuesto, cuanto más regularmente se utilice la herramienta, mejor será la calidad de los datos que contiene.
3. Tenga claro que el uso del nuevo software no es opcional.
Es una de esas cosas de «todo o nada». Basta con que una persona no rellene sus actividades para que los demás piensen que está bien saltarse un día o dos. Y este comportamiento se extiende como un reguero de pólvora. Recuerda que estamos hablando de formar un hábito, así que, especialmente en las primeras semanas, tienes que ser muy claro sobre lo que quieres que la gente haga. Además, dar feedback inmediatamente ayuda. Ten en cuenta que la gente es muy buena para leer la seriedad con la que ejecutas el cambio y que no hay «vuelta atrás».
4. Compartir la información disponible en el software.
Una cosa que la mayoría de los vendedores encuentran realmente frustrante es que se les pida que hagan algo que no parece tener un resultado claro (para ellos mismos). Cuanto más se compartan los informes disponibles en línea o, mejor aún, si se pegan en una pared, más pruebas se aportarán de que lo que se pide a la gente es necesario.
5. Acuerda la fecha exacta del «lanzamiento».
Suele ser una buena idea establecer un periodo de prueba para que todo el mundo se familiarice con la nueva herramienta. Pero si no se acuerda una fecha concreta, es posible que algunos miembros del equipo quieran esperar hasta el último momento y que los primeros en adoptarla se den cuenta de que son los únicos «tontos» y decidan dejarlo.
Así que, de nuevo, el despliegue de una nueva pieza de software consiste esencialmente en la formación de nuevos hábitos y el proceso debe ser tratado en consecuencia. Requiere que todos, pero especialmente el líder, hagan un esfuerzo consciente para llegar a usar el software como si estuviera en piloto automático. Dicen que la «pista de aterrizaje» para crear un nuevo hábito es de al menos 30 días: asegúrate de ejecutar lo mejor de tu liderazgo durante ese periodo.