¿Qué debo hacer al contratar a mi primer empleado?
Para aquellas personas que han empezado su propio negocio, ya sea hace tiempo o recientemente, llega un momento en el que se plantea la cuestión de cuándo contratar empleados. En algunos casos, la contratación de uno o varios empleados tiene sentido porque el negocio está creciendo y se necesita ayuda. En otros casos, el dinero es escaso y contratar a alguien con un salario y posibles prestaciones sanitarias y cobertura de accidentes de trabajo puede ser perjudicial para el flujo de caja de la empresa.
Entonces, ¿aprieta el gatillo y contrata a una o varias personas, o sigue por su cuenta y espera que la carga de trabajo no le supere?
Al considerar la contratación de uno o más empleados, tenga en cuenta algunas de estas cuestiones:
- Antes de contratar empleados, debe obtener un número de identificación de empleo (EIN) del Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos. El EIN se conoce a menudo como el número de identificación fiscal del empleador o como el formulario SS-4. El EIN es necesario para declarar los impuestos y otros documentos al IRS. Además, el EIN es necesario para informar sobre sus empleados a las agencias estatales. Para obtener un EIN, diríjase al IRS directamente o solicítelo en línea;
- Los empresarios deben mantener registros de los impuestos sobre el empleo durante un mínimo de cuatro años. Asimismo, mantenga un buen registro de su negocio que le ayude a supervisar la marcha del mismo, a preparar sus estados financieros, a anotar el origen de los recibos, a hacer un seguimiento de los gastos deducibles, a preparar sus declaraciones de impuestos y a poder respaldar los elementos declarados en las declaraciones de impuestos;
- Los empleadores deben informar anualmente al gobierno federal sobre los salarios pagados y los impuestos retenidos a todos los empleados. Este informe se presenta mediante el formulario W-2 Wage and Tax Statement. Los empresarios están obligados a rellenar un formulario W-2 por cada empleado al que paguen un sueldo, salario u otra compensación.Dependiendo del estado en el que se encuentren sus empleados, puede que tenga que retener impuestos estatales sobre la renta;
- Los empresarios también deben contratar un seguro de accidentes de trabajo a través de una compañía comercial, en régimen de autoasegurado o a través del programa de compensación de su estado respectivo;
- Los empresarios deben exponer de forma destacada en el lugar de trabajo una serie de carteles que informan a los empleados de sus derechos y de las responsabilidades del empresario en virtud de la legislación laboral. Los carteles pueden obtenerse gratuitamente en los organismos laborales federales y estatales;
- Junto con el salario y las prestaciones, los empresarios deben recordar que el gasto de la contratación incluye el tiempo necesario para formar a un nuevo empleado. Durante la formación, los empresarios tendrán menos tiempo para dedicar a otras áreas de la empresa;
- Recuerde que no debe excluir a ningún candidato por motivos de raza, religión, sexo, nacionalidad, edad o discapacidad. También es importante mantener un registro de todas las fases del proceso de contratación, desde los anuncios publicados en los tablones de anuncios, los periódicos, etc. hasta las razones por las que se tomaron las decisiones;
- Por último, recuerde que cuando pasa del modelo de contratistas independientes al de empleados, su modelo de negocio cambia. Ahora te conviertes en una empresa con costes fijos, ampliamente regulada y hasta cierto punto inflexible.
Incorporar empleados a su pequeña empresa puede ser aterrador y emocionante al mismo tiempo.
Tómate el tiempo necesario para sopesar los pros y los contras de este movimiento, para que no te pille desprevenido en más de un sentido.